Gizlilik Politikası

AISurvey; çevrim içi anket oluşturma, yayımlama, yanıt toplama, istatistiksel analiz ve raporlama hizmeti sunar. Platform, Argeva Bilişim Sistemleri Ltd. Şti. ve Ege Sistem Bilgi İşlem Ltd. Şti. tarafından birlikte işletilmektedir. Her iki kuruluş, platformun işletilmesine ilişkin kişisel veri işleme amaçlarını ve temel yöntemlerini birlikte belirleyen veri sorumlularıdır. Anketi hazırlayan kişi veya kurumun kendi anket verileri üzerindeki sorumluluğu ayrıca değerlendirilir.

Hesap oluşturma ve kullanım sırasında ad, soyad, e-posta adresi, hesap bilgileri, oturum kayıtları ve kullanıcı tercihleri; anket oluşturma ve yanıtlama sırasında anket içeriği, sorular, verilen yanıtlar ve anket yöneticisinin talep ettiği bilgiler; destek başvurularında iletilen iletişim bilgileri ve mesajlar işlenir. Veriler kayıt formları, anket ekranları, kullanıcı işlemleri, destek kanalları ve sistemin çalışması sırasında elektronik ortamda elde edilir. Anket içeriğine bağlı olarak özel nitelikli kişisel veriler de bulunabilir; bu tür verilerin işlenmesi için ayrıca geçerli hukuki şartların sağlanması gerekir.

Kişisel veriler kullanıcı hesaplarının açılması ve yönetilmesi, kimlik doğrulama ve oturumların sürdürülmesi, anketlerin hazırlanması ve yayımlanması, katılımcı yanıtlarının saklanması, istatistiksel analiz ve raporların oluşturulması, teknik destek sağlanması, güvenlik olaylarının araştırılması, yetkisiz erişimin önlenmesi ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenir. Veriler, bu amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde kullanılır.

Hesap ve hizmet işlemleri, KVKK madde 5/2(c) kapsamında sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması; güvenlik ve sistem sürekliliği işlemleri, şartları bulunduğunda madde 5/2(f) kapsamındaki meşru menfaat; hukuken zorunlu kayıtlar madde 5/2(ç) kapsamındaki hukuki yükümlülük; uyuşmazlık kayıtları madde 5/2(e) kapsamındaki bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması sebeplerine dayanır. Katılımcı yanıtlarının hukuki sebebi anketin amacı ve içeriğine göre ayrıca belirlenir. Açık rıza gerektiren IP kaydı ve diğer işlemler yalnızca ilgili açık rıza verilmesi hâlinde gerçekleştirilir. Özel nitelikli kişisel veriler için KVKK madde 6 koşulları ayrıca uygulanır.

Anket oluşturan kullanıcı veya kurum, kendi anketinin sorularını, hedef kitlesini ve yanıtları hangi amaçlarla kullanacağını belirlediğinde ilgili anket bakımından ayrıca veri sorumlusu olabilir. Anket sahibi, katılımcılara uygun aydınlatmayı sunmaktan ve gerekli hukuki işleme şartlarını sağlamaktan sorumludur. AISurvey platformunun işletilmesiyle ilgili Argeva Bilişim Sistemleri Ltd. Şti. ve Ege Sistem Bilgi İşlem Ltd. Şti. sorumluluğu devam eder. Bir anketin isimsiz olması, yanıtların başka bilgilerle ilişkilendirilerek kimlik tespitine imkân vermediği anlamına gelmez.

Anket katılımcısının IP (İnternet Protokolü) adresi, bu kayıt için gerekli bilgilendirme yapılıp ilgili kişinin açık rızası alındığında kaydedilir. Açık rıza verilmemesi hâlinde bu isteğe bağlı IP kaydı yapılmaz. IP adresinin web sunucusu, güvenlik altyapısı veya barındırma hizmeti tarafından teknik amaçlarla ayrıca kaydedilip kaydedilmediği, ilgili teknik kayıt süreçleri kapsamında değerlendirilir. Açık rıza her zaman geri alınabilir; geri alma işlemi önceki hukuka uygun işlemleri geriye dönük olarak geçersiz kılmaz.

AISurvey, anket verilerinin değerlendirilmesinde istatistiksel analiz ve yapay zekâ destekli işlevler sunar. Bu işlevlerde OpenAI veya başka harici API (Uygulama Programlama Arayüzü) sağlayıcılarından yararlanılabilir. Kullanıcının analiz için gönderdiği içerik, ilgili işlevin çalışması amacıyla harici sağlayıcıya iletilebilir; kişisel veri içeren içeriklerde aktarımın hukuki şartları ayrıca sağlanmalıdır. Harici sağlayıcının hizmet koşulları ve veri işleme uygulamaları ilgili işlem bakımından dikkate alınır. Yapay zekâ çıktıları hatalı olabileceğinden kullanıcıların sonuçları değerlendirmesi gerekir.

AISurvey veritabanları Türkiye’de barındırılmaktadır. Hizmetin işletilmesi için gerekli veriler yetkili teknik altyapı, barındırma ve destek hizmeti sağlayıcılarıyla; yasal zorunluluk hâlinde yetkili kamu kurumlarıyla paylaşılabilir. Harici yapay zekâ API hizmetlerinin kullanılması, analiz amacıyla gönderilen içeriklerin yurt dışındaki sağlayıcılara aktarılması sonucunu doğurabilir. Yurt dışına kişisel veri aktarımı, KVKK madde 9 kapsamındaki geçerli aktarım şartları ve güvenceler sağlandığında gerçekleştirilmelidir. Türkiye’de veritabanı barındırılması, hiçbir verinin yurt dışına aktarılmadığı anlamına gelmez.

Veri sorumluları, KVKK madde 12 uyarınca kişisel verilere yetkisiz erişimi ve hukuka aykırı işlemeyi önlemek amacıyla uygun teknik ve idari güvenlik tedbirlerini almakla yükümlüdür. Hesap ve oturum güvenliği, erişim yetkilerinin sınırlandırılması, yazılım güncellemeleri, güvenlik kayıtlarının incelenmesi ve olay yönetimi bu yaklaşımın parçasıdır. Hiçbir internet tabanlı hizmet mutlak güvenlik garantisi vermez.

Anketler taslak olarak saklanabilir. Silinen anketler, geri alınabilmeleri için varsayılan olarak 30 gün süreyle silinmiş kayıtlar alanında tutulur ve bu süre sonunda kalıcı olarak silinir. Kullanıcı bu süreyi beklemeden kalıcı silme işlemi başlatırsa ilgili anketin uygulama verilerinden kalıcı silinmesi gerçekleştirilir. Otomatik silme süresi sistem yapılandırmasıyla değiştirilebilir; geçerli süre, silme işleminin yapıldığı ekranda belirtilen süredir. Hesap verileri ve diğer kayıtlar, işleme amacı ve uygulanabilir yasal saklama yükümlülükleri dikkate alınarak saklanır. Teknik yedekler ve mevzuat gereği tutulması zorunlu kayıtlar, uygulama ekranındaki silme işleminden farklı sürelerde muhafaza edilebilir.

AISurvey, oturumun sürdürülmesi, kimlik doğrulama, güvenlik ve temel kullanıcı tercihlerinin çalışması için gerekli çerezleri kullanır. Platformda reklam hedefleme veya ziyaretçi davranışını izleyen analitik çerezler kullanılmamaktadır. Zorunlu çerezlerin tarayıcıdan engellenmesi giriş ve oturum işlevlerinin çalışmasını engelleyebilir. Çerez kullanımı değişirse ilgili bilgilendirme ve gerekiyorsa rıza mekanizmaları güncellenir.

KVKK madde 11 kapsamında ilgili kişiler; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, işleme amacını ve amaca uygun kullanımı öğrenme, aktarım yapılan üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini isteme, yasal şartlar çerçevesinde silme veya yok etme talep etme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, yalnızca otomatik sistemlerle analiz sonucunda aleyhlerine doğan sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararlarının giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Kişisel veri başvuruları, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirtilen usullerle veri sorumlularına iletilir. Başvurunun kimlik ve talebi değerlendirmeye yeterli bilgileri içermesi gerekir. Talepler niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede, en geç 30 gün içinde yanıtlanır. E-posta ile yapılacak resmî başvurularda ilgili Tebliğ’in başvuru yöntemlerine ilişkin şartları uygulanır. İletişim e-posta adreslerinin yayımlanması, her e-posta gönderiminin tek başına usulüne uygun KVKK başvurusu olduğu anlamına gelmez.

Hizmetlerin, veri işleme faaliyetlerinin veya mevzuatın değişmesi hâlinde bu politika güncellenebilir. Güncel sürüm AISurvey üzerinden yayımlanır. Yeni bir işleme faaliyeti için ayrıca aydınlatma veya açık rıza gerektiğinde bu yükümlülükler ilgili veri işleme işleminden önce yerine getirilir.

Argeva Bilişim Sistemleri Ltd. Şti. — Gaziantep Teknopark, Yamaçtepe Mahallesi, Burç Yolu Caddesi, Mahmut Tevfik Atay Bulvarı, 4/C Blok, Şahinbey/Gaziantep; e-posta: argeva@argeva.com.tr. Ege Sistem Bilgi İşlem Ltd. Şti. — İzmir Teknoloji Geliştirme Bölgesi, A4 Binası, İYTE Kampüsü, Gülbahçe, Urla/İzmir; e-posta: egesistem@egesistem.com.tr. Her iki kuruluş AISurvey platformunun işletilmesi bakımından birlikte veri sorumlusudur.